La importancia de llevar la contabilidad para un emprendedor
04/10/2024
Cuando iniciamos un negocio, solemos enfocarnos más en el producto o servicio y dejamos de lado los aspectos operativos, entre ellos, la contabilidad. Sin embargo, la contabilidad es una herramienta clave para asegurar el crecimiento, la sostenibilidad y la toma de decisiones en nuestro negocio.
En Panamá, aunque no existe una ley que te obligue a tener un contador si eres una persona natural, es fundamental llevar registros contables organizados. Una opción inicial es llevar una contabilidad administrativa, que consiste en gestionar ingresos, gastos y flujo de caja sin necesidad de recurrir a un contador desde el primer día. Con estos registros, tendrás una visión clara de la situación financiera de tu negocio, y aquí te damos cinco recomendaciones prácticas para empezar:
- Mantén Registros Financieros Organizados y Actualizados
Registra todas las transacciones de ingresos, gastos y movimientos bancarios. Tener un sistema de registro actualizado permite un control financiero efectivo, facilita la toma de decisiones y simplifica el proceso en caso de una futura auditoría. Ejemplos comunes de registros incluyen pagos a proveedores, ingresos por ventas, pagos de servicios, entre otros. - Separa las Finanzas Personales de las del Negocio
Abrir una cuenta bancaria exclusiva para el negocio evita mezclar gastos personales y empresariales. Esta separación es esencial para mantener claridad en los registros, controlar el flujo de caja y preparar informes contables y declaraciones fiscales sin complicaciones. Por ejemplo, usar la misma cuenta para pagos personales y de negocio puede llevar a errores en las declaraciones fiscales. - Usa un Software de Contabilidad o Herramienta Digital
Escoge un software de contabilidad que se adapte a las necesidades de tu negocio. Herramientas como QuickBooks, Xero o Wave ayudan a automatizar tareas, generar reportes y mantener un registro claro y detallado de las finanzas. Con estas plataformas, puedes ver en tiempo real cómo va tu negocio y acceder a datos clave para decisiones rápidas. - Planifica y Cumple con las Obligaciones Fiscales
Familiarízate con las fechas y obligaciones fiscales en Panamá, como la declaración del ITBMS (si aplica) y el pago de impuestos sobre la renta. Asigna mensualmente una parte de tus ingresos para cubrir estos impuestos y evitar sorpresas al final del año fiscal. Ejemplo de fechas importantes: la declaración de renta generalmente se presenta a más tardar el 15 de marzo para personas naturales, así que organizarse puede prevenir recargos. - Revisa Periódicamente los Estados Financieros
Analizar los estados financieros de forma mensual o trimestral (balance general, estado de resultados, flujo de caja) es esencial para evaluar la salud del negocio. El balance general muestra los activos y deudas, el estado de resultados refleja la rentabilidad, y el flujo de caja permite ver la liquidez. Este seguimiento permite detectar a tiempo áreas que requieren ajuste y tomar decisiones estratégicas con base en datos concretos.
Si sientes que el día a día del negocio te consume demasiado y no puedes llevar tu contabilidad, considera contratar a un contador. No solo te ayudará a cumplir con las declaraciones de renta y de municipio, sino que también puede asesorarte en temas financieros clave, liberándote de ese peso.
Llevar una contabilidad ordenada te da una visión clara de la situación de tu negocio y facilita optar por préstamos o aplicar a fondos de inversión. Como emprendedor o dueño de negocio, conocer tus números básicos —ingresos y egresos— será tu mayor ventaja para tomar decisiones inteligentes.